5 công cụ tổ chức sự kiện hữu ích nhất hiện nay
5 công cụ tổ chức sự kiện được giới thiệu trong bài viết này sẽ giúp những nhà tổ chức sự kiện giải quyết được những khó khăn trong quá trình làm việc một cách dễ dàng.
1. Google Forms – Ứng dụng tạo đơn đăng ký, vé mời tham gia sự kiện.
Với những nhà tổ chức sự kiện, ứng dụng Google Forms là cánh tay phải vô cùng đắc lực trong việc tạo đơn đăng ký, vé mời tham gia sự kiện. Vé mời này bên cạnh khả năng đưa thông tin chi tiết liên quan tới sự kiện thì nó còn giúp nhà tổ chức thu thập lại thông tin cá nhân của khách hàng một cách dễ dàng. Ngoài ra, dựa vào số lượng đơn đăng ký gửi về có thể kiểm soát được số lượng người đăng ký tham gia để có những phương án phù hợp cho sự kiện.
 |
|
Mẫu đơn đăng ký của một sự kiện được tạo trên Google Forms |
Nhược điểm của Google Form là không thể bán vé ngay với các sự kiện có phí tham gia, khi đó người đăng ký sẽ phả chuyển khoản hoặc đến tận nơi bán vé để mua vé.
|
2. Facebook event – Cộng đồng hỗ trợ quảng bá, truyền thông sự kiện. Nói đến quảng cáo và truyền thông sự kiện, không thể bỏ qua Facebook Event. Công cụ nổi tiếng này giúp quảng bá, lan tỏa sự kiện tới khách hàng một cách nhanh nhất và đúng đối tượng nhất thông qua facebook ads và chức năng Invite. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể đăng ảnh bìa sự kiện, cập nhật các hoạt động diễn ra trong sự kiện nhằm tạo tương tác và truyền thông.
Tuy nhiên, trong bối cảnh phát triển theo cấp số nhân của các thông tin được chia sẻ trên Facebook, với hàng chục hàng trăm thông báo được gửi đến bạn bè mỗi ngày, rất có thể sự kiện của bạn sẽ bị bỏ qua vì một lời mời qua Facebook Event chưa đủ ấn tượng. 3. Ticketbox – Công cụ phân phối vé trực tuyến. Ticketbox mang tới một giải pháp hữu hiệu trong khâu quản lý và phân phối vé đặc biệt đối với những sự kiện lớn như liveshow, đại hội, hội thảo. Khách hàng ở bất kỳ đâu cũng có thể mua được vé dễ dàng bằng cách lên trang sự kiện đã tạo trên Ticketbox đặt mua và sau đó thanh toán trực tuyến. Với sự hỗ trợ của công cụ này, nhà tổ chức sự kiện không những có thể quản trị được các đơn hàng, các yêu cầu về vé, phân phối vé nhanh gọn và thuận tiện mà còn loại bỏ rủi ro thất thoát và tài chính. Việc kết hợp linh hoạt giữa công cụ phân phối vé Ticketbox.vn và mạng xã hội Facebook sẽ giúp những nhà tổ chức sự kiện đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn.
Hiện tại, TicketBox hỗ trợ 1 giao diện mặc định khi tạo sự kiện, check-in bằng ứng dụng tại trình duyệt Chrome chứ chưa cung cấp ứng dụng di động, mức phí của dịch vụ này là 10,000 + 6%/vé. 4. Excel – Phần mềm hữu hiệu cho công đoạn check-in. Với Excel, các nhà tổ chức sự kiện không chỉ kiểm soát được số lượng người chính thức tham gia sự kiện mà còn lưu trữ, phân tích thông tin cá nhân của khách hàng. Các chức năng "Tìm kiếm", "Bộ lọc" giúp xác định rất nhanh thông tin của người tham gia sự kiện đã đăng ký từ trước. Ngoài ra, sử dụng các hàm Excel cũng rất hiệu quả trong xử lý và thống kê dữ liệu người tham dự.
Excel kết hợp cùng Google Form là những công cụ khá cơ bản, tuy nhiên công tác check-in sẽ mất tương đối nhiều thời gian, nhất là với các sự kiện lớn có số lượng người tham dự từ con số hàng nghìn trở lên. 5. BigTime.vn – Nền tảng tổ chức sự kiện Công cụ này cung cấp nhiều giao diện tổ chức sự kiện, cho phép người dùng dễ dàng tạo nét khác biệt cho trang sự kiện của mình, đồng thời hỗ trợ quảng bá sự kiện với hơn 9 công cụ marketing được tích hợp sẵn trong hệ thống. Điểm khác biệt của công cụ này là ở công nghệ check-in vé điện tử qua barcode và QR code thông qua ứng dụng di động trên nền tảng Android và iOS , thuận tiện và chuyên nghiệp hơn so với các công cụ còn lại. Hiện BigTime đang cung cấp miễn phí dịch vụ cho các sự kiện miễn phí và thu phí 3%/giá vé + chi phí giao dịch tùy thuộc loại hình thanh toán.
|
