Văn phòng thông minh: Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu
Làm thế nào để lưu trữ, quản lý và chia sẻ dữ liệu theo một phương thức hiệu quả nhất và vẫn đảm bảo an toàn là vấn đề quan trọng đối với các văn phòng hiện đại ngày nay.
Thông tin, dữ liệu là tài sản quý giá của doanh nghiệp, được tạo ra và tích lũy trong quá trình hoạt động , đóng vai trò quan trọng cho việc vận hành và tồn tại của doanh nghiệp. Nhân viên kinh doanh không thể bán hàng nếu không có cơ sở dữ liệu khách hàng, kế toán không thể xuất hóa đơn nếu phần mềm kế toán bị hỏng, nhà máy sẽ ngừng sản xuất nếu máy chủ xử lý quy trình ngưng trệ.
 |
Công nghệ phát triển đã tạo ra nhiều hình thức lưu trữ dữ liệu, không chỉ lưu được nhiều hơn, nhanh hơn mà còn dễ dàng khai thác, chia sẻ hơn và nhất là an toàn bảo mật hơn.
Tùy thuộc vào quy mô hoạt động, tính chất dữ liệu và đặc thù hoạt động mà văn phòng có thể lựa chọn những phương thức lưu trữ hiệu quả, đảm bảo các yếu tố đơn giản, dễ dàng khai thác – chia sẻ và an toàn.
Theo xu thế của công nghệ hiện đại, việc lưu trữ dữ liệu trong văn phòng ngày nay đã có thêm nhiều lựa chọn về dịch vụ đám mây bên cạnh các phương thức truyền thống như đĩa quang, ổ cứng thông thường hay USB, thẻ nhớ.
 |
| Một mẫu ổ cứng di động có chức năng bảo mật bằng phần cứng. |
Phương tiện lưu trữ vật lý
Cách đây khoảng 10 năm, người dùng không có nhiều lựa chọn cho việc lưu trữ dữ liệu trong văn phòng như ở thời điểm hiện tại. Tại thời điểm đó, cách lưu trữ dữ liệu trên đĩa quang (CD/DVD) gặp phải hạn chế về dung lượng, dữ liệu dễ bị hỏng do độ bền của đĩa thường không cao. Nếu có điều kiện hơn thì sử dụng ổ cứng hoặc USB để lưu trữ dữ liệu, nhưng dung lượng thấp, giá thành cao cũng khiến cho người dùng gặp nhiều trở ngại trong việc lưu trữ và quản lý dữ liệu.
Ngày nay, trong văn phòng đã có nhiều lựa chọn hiệu quả, tiết kiệm hơn trong việc lưu trữ dữ liệu. Công nghệ phát triển làm cho các loại ổ cứng truyền thống (HDD), lưu trữ thể rắn (SSD), ổ cứng gắn ngoài hay USB ngày càng có thiết kế nhỏ gọn, dung lượng cao lên đến vào TB trong khi giá thành lại rẻ đi. Điều này giúp cho việc lưu trữ dữ liệu trong văn phòng không còn là vấn đề lớn như trước đây nữa.
 |
| Trình quản lý dữ liệu đã được số hóa đi kèm trên máy quét HP. |
Ưu việt hơn nữa, trên thị trường hiện nay còn có những giải pháp tất cả trong một giúp lưu trữ, quản lý, chia sẻ và bảo mật dữ liệu hiệu quả hơn. Chẳng hạn như thiết bị lưu trữ mạng (NAS), ổ cứng bảo mật với khóa vật lý, thiết bị lưu trữ với công cụ mã hóa dữ liệu cao cấp giúp bảo vệ dữ liệu trong văn phòng của bạn được an toàn hơn. Tham khảo thêm sản phẩm ổ cứng bảo mật bằng phần cứng tại www.pcworld.com.vn/T1246243.
Ở góc độ bảo mật dữ liệu, ngoài các giải pháp phần cứng, trên các hệ điều hành Windows và OS X cũng được trang bị chức năng mã hóa dữ liệu cao cấp như BitLocker hay FileVault. Cách sử dụng những công cụ này khá đơn giản, chỉ cần kích hoạt các chức năng này trong Control Panel (đối với Windows) hay System Preferences (OS X) thì ổ đĩa lưu dữ liệu được mã hóa và chỉ có mật khẩu của bạn mới có thể giải mã được.
Đối với các tài liệu, hình ảnh đã được số hóa trong văn phòng, bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu đi kèm với thiết bị (bạn cũng có thể tìm thấy trong đĩa CD hoặc tải về từ trang chủ của nhà sản xuất máy quét).
Hiện tại, có nhiều phần mềm quản lý dữ liệu chuyên dụng giúp cho việc tìm kiếm, chỉnh sửa, bảo vệ, chia sẻ được đơn giản hơn. Có thể kể đến như WonderFox Document Manager, DA Document Manager, iDocument…
Với công việc đơn giản, quy mô nhỏ, văn phòng nên khai thác chức năng có sẵn trên hệ điều hành để quản lý dữ liệu.
Lưu trữ đám mây và chia sẻ an toàn
Điện toán đám mây cùng các dịch vụ đám mây đang là xu hướng nóng hiện nay. Với ưu thế nhanh, tiện lợi trong lưu trữ - chia sẻ, và chi phí rẻ thì các dịch vụ lưu trữ đám may đang rất được ưa chuộng hiện nay, đối với cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp. Đưa dữ liệu lên đám mây, người dùng có thể yên tâm sử dụng bất cứ lúc nào, từ đâu mà không lo dữ liệu bị hư hại, mất mát. Hiện tại có nhiều lựa chọn về dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí, chẳng hạn như Dropbox, Google Drive, OneDrive, SugarSync, Mega, Box… Điểm chung của các dịch vụ này là người dùng sẽ được sử dụng một mức dung lượng miễn phí, nếu muốn dùng nhiều hơn giới hạn này thì phải bỏ thêm tiền để nâng cấp không gian lưu trữ.
 |
| Thiết lập thuộc tính thư mục chứa tài liệu. |
Với các tác vụ làm việc cộng tác trong văn phòng thì có lẽ Google Drive là lựa chọn hiệu quả nhất hiện nay. Sự kết hợp giữa dịch vụ đám mây này với các tiện ích trực tuyến khác như Google Photos, Google Docs, Google Sheets hay Google Slides giúp cho mọi công việc được vận hành trơn tru hơn. Mặc dù có cùng tính năng như Google Drive, nhưng OneDrive cùng với các dịch vụ của bộ Office Online lại tỏ ra kém ưu thế hơn vì tốc độ truy cập chậm và hạn chế tính năng hơn. Trong khi đó các dịch vụ còn lại như Dropbox, MegaSync… lại có nhiều chức năng thiên về quản lý dữ liệu hơn là làm việc cộng tác.
 |
| Giao diện của phần mềm quản lý dữ liệu DA Document Manager. |
Các dịch vụ đám mây này đều có chức năng chia sẻ với nhiều tùy chọn phù hợp với mục đích của người dùng. Chẳng hạn, bạn có thể chia sẻ một thư mục, một hay nhiều file dữ liệu cho các cộng sự của mình chỉ với thao tác nhấn chuột phải > nhấn Share và chọn phương thức thông báo qua email, tin nhắn hay gửi địa chỉ liên kết. Bạn có thể thiết lập thuộc tính cho dữ liệu đã chia sẻ là chỉ đọc, cho phép chỉnh sửa hay không…. Trong khi đó, người được chia sẻ sẽ nhận địa chỉ liên kết của dữ liệu đã chia sẻ và phải nhập thông tin tài khoản của mình để truy cập, xem và chỉnh sửa.
 |
| Chức năng quản lý dữ và chia sẻ dữ liệu trên Dropbox. |
Các dịch vụ lưu trữ đám mây này cũng hỗ trợ chức năng quản lý, tìm kiếm dữ liệu nhanh với các công cụ tích hợp. Ngoài ra, bên cạnh phiên bản nền web, các dịch vụ đám mây cũng hỗ trợ ứng dụng trên di động, phần mềm trên máy tính để bạn có thể sử dụng và đồng bộ dữ liệu trên mọi thiết bị.