Ứng dụng CNTT để cạnh tranh bằng chất lượng

Xác định chất lượng dịch vụ là yếu tố then chốt để cạnh tranh, Tổng công ty Bưu điện Việt Nam (VietnamPost) đã và đang đẩy mạnh ứng dụng CNTT để tăng chất lượng dịch vụ bưu chính – chuyển phát.

Kiểm soát toàn trình chất lượng của từng bưu phẩm, bưu kiện

VietnamPost đã triển khai ứng dụng CNTT trên toàn mạng lưới.

Trao đổi với Báo Bưu điện Việt Nam, ông Lê Thành Long, Phó Trưởng Ban Kỹ thuật và CNTT của VietnamPost cho biết, việc ứng dụng CNTT trong dịch vụ chuyển phát được VietnamPost triển khai từ rất lâu nay.

Nhưng trước đây chỉ có tính manh mún, nhỏ lẻ, mỗi dịch vụ bưu chính, chuyển phát (như chuyển phát nhanh EMS, bưu kiện, bưu chính ủy thác...) lại có một phần mềm riêng để quản lý, không có tính tích hợp. Hệ lụy là nhân viên làm ở khâu sản xuất phải sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm khác nhau, dù rằng các công đoạn bưu chính đều có đặc điểm lặp đi lặp lại nhiều bước giống nhau, dẫn đến hiệu quả sản xuất không cao.

Từ đầu năm 2014, phần mềm bưu chính - chuyển phát tích hợp nhiều dịch vụ khác nhau bắt đầu được triển khai trên toàn hệ thống mạng lưới của VietnamPost. Người sử dụng có thể khai thác rất nhiều dịch vụ khác nhau trên phần mềm, thao tác sử dụng của từng dịch vụ đều tương tự nhau, giao diện thân thiện rất dễ sử dụng.

Hiện đã có hơn 3.000 bưu cục trên phạm vi 63 tỉnh, thành phố trên cả nước sử dụng phần mềm này. Số lượng máy tính tham gia triển khai phần mềm bưu chính - chuyển phát ước khoảng 8.000 máy.

Với phần mềm bưu chính – chuyển phát, giờ đây VietnamPost có thể dễ dàng kiểm soát được toàn bộ hành trình của bưu gửi cũng như chất lượng của từng bưu gửi qua các công đoạn của quy trình chuyển phát.

Phần mềm này triệt để sử dụng mã vạch, gần như tất cả các bước, các khâu trong quy trình chuyển phát đều gắn với mã vạch. Chẳng hạn, bưu kiện khi đến bưu cục được quét mã vạch để xác nhận thời gian đến bưu cục, đến khi ra khỏi bưu cục lại được quét mã vạch để xác nhận thời điểm chuyển đi. Qua đó có thể biết được thời gian lưu của bưu gửi tại bưu cục có đáp ứng đúng chỉ tiêu cam kết về thời gian chuyển phát hay không, có đảm bảo chỉ tiêu toàn trình của bưu kiện hay không.

Đón đầu xu hướng ứng dụng di động, VietnamPost cũng đã sớm triển khai ứng dụng PDA, thiết bị cầm tay cho bưu tá có tích hợp phần mềm bưu chính – chuyển phát. Bưu tá khi phát bưu phẩm, bưu kiện cho khách hàng thì có thể cập nhật thông tin, dữ liệu báo phát luôn vào hệ thống phần mềm. Kèm theo đó có dịch vụ tin nhắn hoặc email báo phát để khách hàng biết ngay là hàng đã đến tay người nhận. Ứng dụng di động như vậy đặc biệt cần thiết trong bối cảnh các hãng chuyển phát như VietnamPost đang tích cực nắm bắt cơ hội làm dịch vụ hậu cần cho các doanh nghiệp thương mại điện tử (các nhà cung cấp dịch vụ thương mại điện tử và khách hàng sử dụng dịch vụ thương mại điện tử ngày càng có yêu cầu khắt khe hơn về dịch vụ phát hàng).

Trước mắt, VietnamPost mới đầu tư triển khai PDA cho bưu tá theo phương thức đầu tư trọng điểm cho 2 đơn vị gồm Bưu điện Hà Nội và Bưu điện TP.HCM (nơi tập trung nhiều sản lượng chuyển phát nhất cả nước), và ưu tiên dịch vụ chất lượng cao trước (ví dụ như dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc các dịch vụ phục vụ đối tượng khách hàng thương mại điện tử). Dự kiến năm 2015 sẽ tiếp tục mở rộng ứng dụng PDA cho bưu tá.

Cũng liên quan đến hoạt động chuyển phát cho thương mại điện tử, từ tháng 10/2014, VietnamPost vừa chính thức triển khai giải pháp cổng thông tin chuyển phát và thanh toán Cash@Post. Theo đó, các doanh nghiệp thương mại điện tử khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển phát thì kết nối thông tin vào cổng này. Các trạng thái bưu gửi sẽ được cập nhật theo từng chặng và tự động chuyển thông tin cho khách hàng biết bưu gửi đang đi đến đâu trên hành trình chuyển phát. Hiện đã có nhiều doanh nghiệp lớn kết nối vào cổng thông tin này, điển hình như Lazada, Bkav...

“Phủ” ứng dụng CNTT trên toàn mạng lưới

Điểm mạnh của VietnamPost mà không đối thủ nào có được là mạng lưới rộng khắp cả nước, triển khai đến tận cấp xã. Để tận dụng và phát huy tối đa ưu điểm này, ứng dụng CNTT đang được “phủ” đến từng bưu cục, điểm giao dịch.

Việc triển khai phần mềm bưu chính – chuyển phát diện rộng như vậy không hề dễ dàng. “Thời gian đầu, chúng tôi vấp phải tình trạng không ít cán bộ nhân viên không nhiệt tình sử dụng phần mềm. Bởi trước kia, họ có thể tùy thích không làm bằng phần mềm thì viết tay (phần mềm lúc trước chỉ đơn thuần giống như công cụ hỗ trợ, giúp nhân viên thay vì viết tay thì nhập dữ liệu vào phần mềm để in ra). Nay họ bắt buộc phải tuân thủ quy trình và bắt buộc phải sử dụng phần mềm, nếu công đoạn trước không làm bằng phần mềm thì công đoạn sau không thể thực hiện được. Tổng công ty cũng đã triển khai nhiều khóa tập huấn đào tạo, nhưng phạm vi quá rộng nên vẫn khó tránh khỏi trường hợp còn những đối tượng không được hướng dẫn đào tạo đến nơi đến chốn. Đã có nhiều trường hợp làm không đúng theo quy trình phần mềm, dẫn đến lỗi phát sinh rồi đổ lỗi cho phần mềm làm ảnh hưởng đến năng suất công việc và phản ứng với việc đưa phần mềm vào hoạt động”, ông Lê Thành Long chia sẻ.

Tuy nhiên, với cách thức triển khai phần mềm theo từng giai đoạn, dần dần tăng các tiện ích hỗ trợ người dùng, tối ưu hóa các thao tác, đến nay năng suất đã được tăng lên rất nhiều. Có trường hợp trước đây trong 1 giờ, 1 nhân viên khai thác được khoảng 200 bưu gửi, nay với phần mềm bưu chính – chuyển phát, thì có thể khai thác tới 300 bưu gửi mà công sức bỏ ra lại nhàn hơn trước. Với những tiện ích rõ ràng như vậy, giờ đây, phần mềm đã được tiếp nhận và sử dụng rộng khắp trong toàn mạng lưới của VietnamPost.

Cùng với phần mềm bưu chính – chuyển phát, VietnamPost còn triển khai rất nhiều hệ thống ứng dụng CNTT hiệu quả khác như hệ thống quản lý khách hàng CRM, hệ thống GPS phục vụ cho việc định vị xe thư... Các hệ thống CNTT đều được tích hợp kết nối phục vụ yêu cầu quản lý điều hành. Cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung, đảm bảo thông tin nhất quán trên toàn mạng lưới, không bị sai lệch ở các khâu, các cấp.

“Trong bối cảnh các hãng bưu chính – chuyển phát đều tập trung chủ yếu vào vấn đề cạnh tranh bằng chất lượng, VietnamPost cũng xác định mục tiêu chiến lược đến năm 2020 và nhiệm vụ trọng tâm hàng năm là tăng cường ứng dụng CNTT để tăng chất lượng dịch vụ, lấy chất lượng dịch vụ làm yếu tố then chốt để cạnh tranh”, ông Lê Thành Long khẳng định.

Hiện VietnamPost đã có trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier3 và trung tâm dữ liệu dự phòng đạt tiêu chuẩn Tier2, đáp ứng yêu cầu đảm bảo kiểm soát an toàn an ninh thông tin.

(Nội dung được đăng trên báo Bưu điện Việt Nam số Xuân Ất Mùi 2015)

Nguồn: http://www.baomoi.com/Ung-dung-CNTT-de-canh-tranh-bang-chat-luong/76/16004344.epi